Ο χρόνος παραγραφής λογιστικών αρχείων αποτελεί κρίσιμο ζήτημα για κάθε επιχείρηση, καθώς καθορίζει για πόσα χρόνια πρέπει να διατηρούνται τα παραστατικά και τα φορολογικά στοιχεία σε περίπτωση ελέγχου. Με τον Ν. 5104/2024 (ΦΕΚ Α΄ 58/19.4.2024), που εισάγει τον νέο Κώδικα Φορολογικής Διαδικασίας, το πλαίσιο της παραγραφής και της τήρησης αρχείων αποσαφηνίστηκε, επηρεάζοντας άμεσα τις υποχρεώσεις των επιχειρήσεων. Η κατανόηση των νέων κανόνων είναι απαραίτητη ώστε κάθε επιχείρηση να γνωρίζει πόσα χρόνια οφείλει να κρατά τα στοιχεία της και σε ποιες περιπτώσεις η παραγραφή μπορεί να επεκτείνεται.
Ο χρόνος παραγραφής είναι το χρονικό διάστημα μέσα στο οποίο η Φορολογική Διοίκηση έχει το δικαίωμα να προβεί σε έλεγχο και να επιβάλει φόρους ή πρόστιμα, εφόσον εντοπίσει παραβάσεις. Για όσο διαρκεί η περίοδος αυτή, η επιχείρηση οφείλει να έχει διαθέσιμα όλα τα απαραίτητα αρχεία.
Πενταετής χρόνος παραγραφής λογιστικών αρχείων σύμφωνα με τον Ν. 5104/2024
Ο Ν. 5104/2024 επιβεβαιώνει ότι ο γενικός χρόνος παραγραφής λογιστικών αρχείων παραμένει πενταετής.
Η πενταετία υπολογίζεται από το τέλος του έτους υποβολής της φορολογικής δήλωσης.
Παράδειγμα:
• Φορολογικό έτος 2024
• Δήλωση υποβάλλεται το 2025
• Τα αρχεία τηρούνται μέχρι το τέλος του 2030
Αυτός είναι ο ελάχιστος χρόνος διατήρησης των στοιχείων.
Πότε η παραγραφή των λογιστικών αρχείων επεκτείνεται στα 10 έτη
Σε συγκεκριμένες περιπτώσεις, ο νέος ΚΦΔ προβλέπει παράταση της παραγραφής έως και δέκα έτη. Αυτό συμβαίνει όταν υπάρχουν σοβαρές ενδείξεις ή περιστάσεις που σχετίζονται με φοροδιαφυγή ή έλλειψη δήλωσης.
Ειδικότερα, η παραγραφή επεκτείνεται όταν:
• Δεν έχει υποβληθεί φορολογική δήλωση
• Έχει υποβληθεί ανακριβής δήλωση ή έχει αποκρυφθεί φορολογητέα ύλη
• Εντοπίζονται νέα στοιχεία που δεν ήταν διαθέσιμα κατά τον αρχικό χρόνο ελέγχου
• Υπάρχει υποχρέωση τεκμηρίωσης ενδοομιλικών συναλλαγών (transfer pricing), όπου τα σχετικά αρχεία πρέπει να διατηρούνται για τουλάχιστον οκτώ χρόνια
Η δεκαετής παραγραφή εφαρμόζεται πλέον με πιο ξεκάθαρους και τυποποιημένους κανόνες.
Ποια λογιστικά αρχεία πρέπει να διατηρούνται και για πόσο
Για να είναι πλήρως καλυμμένη σε έναν ενδεχόμενο έλεγχο, η επιχείρηση οφείλει να διατηρεί όλα τα στοιχεία που τεκμηριώνουν τις συναλλαγές της.
Λογιστικά αρχεία
- Γενική λογιστική και ισοζύγια
- Βιβλίο απογραφών
- Καρτέλες λογαριασμών
- Μητρώο παγίων
- Οικονομικές καταστάσεις
Φορολογικά στοιχεία
- Τιμολόγια αγορών και πωλήσεων
- Αποδείξεις λιανικής
- Πιστωτικά και χρεωστικά παραστατικά
- Συμβάσεις, συμφωνητικά και δελτία αποστολής
Δηλώσεις και υποβολές
- Δηλώσεις ΦΠΑ
- Ε3, Ε1, Ε2 (όπου εφαρμόζεται)
- Υποβολές και καταχωρήσεις στο myDATA
- Τροποποιητικές ή συμπληρωματικές δηλώσεις
- Εκκαθαρίσεις και καταστάσεις ΦΜΥ
Τραπεζικά και οικονομικά στοιχεία
- Statements και κινήσεις λογαριασμών
- Καταστάσεις POS
- Αποδεικτικά πληρωμών και συμφωνίες προμηθευτών
Η νομοθεσία επιτρέπει τη διατήρηση αρχείων και σε ηλεκτρονική μορφή, υπό την προϋπόθεση ότι είναι άμεσα προσβάσιμα και αναγνώσιμα.
Καταστροφή λογιστικών αρχείων: Πότε είναι ασφαλές
Η καταστροφή αρχείων πρέπει να γίνεται μόνο όταν η επιχείρηση είναι βέβαιη ότι έχει ολοκληρωθεί ο χρόνος παραγραφής λογιστικών αρχείων και δεν υπάρχουν εκκρεμείς διαδικασίες.
Ασφαλής πρακτική:
• 5 έτη: ο ελάχιστος υποχρεωτικός χρόνος
• 6–7 έτη: όταν υπάρχουν καθυστερημένες δηλώσεις ή διορθώσεις
• 8 έτη: για τεκμηρίωση ενδοομιλικών συναλλαγών
• 10 έτη: για περιπτώσεις φοροδιαφυγής, μη υποβολής δήλωσης ή νέων στοιχείων
• Ποτέ πριν το πέρας ανοικτού ελέγχου ή εκκρεμούς υπόθεσης
Η πρόωρη καταστροφή αρχείων μπορεί να οδηγήσει σε εξωλογιστικό προσδιορισμό φόρου και υψηλά πρόστιμα.
Τι αλλάζει στον χρόνο παραγραφής με τον Ν. 5104/2024
Ο νέος ΚΦΔ δεν μεταβάλλει τον βασικό χρόνο παραγραφής, αλλά προσφέρει:
• πιο ξεκάθαρη οριοθέτηση της δεκαετούς παραγραφής
• αυστηρότερο πλαίσιο για περιπτώσεις φοροδιαφυγής
• σαφέστερες οδηγίες για την τήρηση και διαθεσιμότητα αρχείων
• ενιαία ρύθμιση για τα λογιστικά στοιχεία ανεξαρτήτως φυσικής ή ηλεκτρονικής μορφής
Η αλλαγή βρίσκεται κυρίως στη σαφήνεια και στη βελτίωση της φορολογικής διαδικασίας, όχι στον χρόνο παραγραφής καθεαυτόν.
Συμπέρασμα
Η παραγραφή αποτελεί το χρονικό περιθώριο μέσα στο οποίο η επιχείρηση πρέπει να είναι σε θέση να αποδείξει κάθε οικονομική της κίνηση. Με τον Ν. 5104/2024 η πενταετία παραμένει ο βασικός κανόνας, αλλά σε αρκετές περιπτώσεις η δεκαετής περίοδος είναι η πραγματική ασφαλής πρακτική.
Η συστηματική και σχολαστική διατήρηση αρχείων προστατεύει την επιχείρηση από πρόστιμα, διευκολύνει ενδεχόμενους ελέγχους και εξασφαλίζει την αξιοπιστία των οικονομικών της δεδομένων.
Εάν χρειάζεστε υποστήριξη σχετικά με τον χρόνο παραγραφής λογιστικών αρχείων, τη διατήρηση αρχείων, το myDATA ή τις υποχρεώσεις του νέου ΚΦΔ, είμαστε διαθέσιμοι για να σας καθοδηγήσουμε με ακρίβεια και πρακτικές λύσεις.
Δείτε επίσης: